Що ви шукаєте?

З чого починати роботу у розділі "Заробітна плата".

 

Розділ "Заробітна плата" включає в себе наступні підрозділи : довідники, кадрові відомості, налаштування,  робочий час та розрахункові періоди, зарплатні операції, розрахунок та відображення у бух.обліку, звіти.

 

Розпочинати роботу необхідно із заповнення  довідника "Фізичні особи", він знаходиться в підрозділі "Кадрові відомості".

Зверніть увагу! Можна вносити зміни в обрану фізичну особу, проте неможливо її видалити, якщо в программі вже існують господарські операції з нею.

Обов'язковими для заповнення є поля з червоною позначкою.

Якщо фізична особа не є співробітником установи - уберіть позначку в полі "Співробітник".

 

Наступний крок - заповнення довідників "Класифікатор посад" та "Посади", вони знаходяться у підрозділі "Довідники". В  довіднику "Класифікатор посад" необхідно додати коди та професійні назви посад.  Далі в довіднику "Посади" додайте всі посади згідно штатного розпису  та коди, що відповідають кожній посаді відповідно до Класифікатора професій.

 

Переходимо до довідника "Підрозділи", в якому обов'язковими для заповнення є поля повне найменування та коротка назва підрозділу. Якщо в установі відсутні підрозділи, то обов'язково додайте один умовний. Це пов'язано з тим, що табель обліку робочого часу та інші зарплатні операції формуються в розрізі обраного підрозділу.

 

В довіднику "Типи графіків робіт" необхідно додати графік типу нарахувань - погодинний чи оклад. Погодинний графік нарахувваня передбачає нарахування заробітної плати за кожну годину, без застосування  ставки, другий графік передбачає нарахування заробітної плати на підставі місячної ставки (окладу). Тип графіку роботи потім необхідно буде вказати при заповненні в особовому рахунку такого виду нарахування як оклад, далі вказаний тип графіку роботи буде враховуватися при розрахунку табелю та розрахунково - платіжної відомості. Для зручності подальшої роботи можна додати декілька типів графіків роботи одного типу нарахувань. Наприклад, графік роботи погодинний на 40 годин, графік роботи погодинний на 36 годин на тиждень. Такі типи графіків робіт зручно додавати тим установам, у яких  співробітники працюють по змінах, або графік відрізняється від щоденного 8 годинного графіку.

Зверніть увагу! Якщо в установі, наприклад, всі працюють за окладом, то тип графіку робіт один. Не потрібно додавати тип графіку робіт для кожного підрозділу та до кожного місяця!

 

Далі потрібно додати розрахунковий період ЗП.

Створити, закрити або видалити розрахунковий період можна в меню "Заробітна плата "- "Робочий час та розрахункові періоди" - "Розрахунковий період ЗП".

Тепер після закриття розрахунковго періоду операції, які до нього відносяться блокуються на проведення, редагування, видалення або внесення змін, залишається лише перегляд!

Даний довідник необхідно заповнювати щомісячно.

 

Тепер можна переходити до підрозділу "Кадрові відомості".

Цей розділ передбачає заповнення спочатку підрозділу "Накази". В програмі передбачено шість типів наказів: прийняття, звільнення, переведення, матеріальна допомога, відпустка, відрядження. Для зручності внесіть короткий зміст наказу, обов'язково заповніть тип і дату наказу.

Якщо у вас не має в наявності всіх наказів на призначення на посаду або замало часу для заповнення даного підрозділу, то можна створити  один "умовний" наказ на призначення на посаду. Це вам прискорить роботу із заповненням особових рахунків співробітника.

 

Далі дуже важливі налаштування - це заповнення особових рахунків співробітників (далі ОР).

Особовий рахунок співробітника відкривається за кожною посадою. Тобто, у випадках коли один співробітник суміщує посади потрібно створити два особових рахунка. У випадку коли співробітника переміщено на нову посаду - також відкривається новий особовий рахунок (ОР). Коли посада залишається без змін,а співробітник міняє підрозділ - відкриваємо новий ОР.

Не потрібно додавати ОР кожний місяць для кожного співробітника, достатньо одного ОР, за умови якщо співробітник працює на одній посаді, в одному підрозділі.

В видах нарахувань чи утримань можна запланувати та відразу додати майбутні зміни. Для цього необхідно вірно заповнити дату початку та закінчення певного виду виплат.

У місяці підвищення посадового окладу та якщо є індексація, то потрібно в особовому рахунку поставити дату закінчення виплати індексації.

Для того щоб в розрахунково - платіжній відомості була розрахована доплата за роботу в нічний та вечірній час, святкові та вихідні - обов'язково додайте ці види надбавок.

В програмі передбачений розрахунок виплат за фактично відпрацьований час. Це значить, що  якщо протягом місяця у співробітника набуло право на виплату певного виду надбавки ( ранг, вислуга років та інші ), то програма розрахує цю виплату з дати набуття права. Також,  якщо виплата закінчилась або змінився параметр (наприклад, %), то  буде розрахована виплата пропорційно відпрацьованим дням.

Обов'язково додайте во вкладці "Загальні параметри" (Особового рахунку) такий параметр як "Виплата через банк " чи "Виплата через касу". Поле "Номер картрахунку" - це не номер платіжної картки, це той картрахунок який банк відкриває співробітнику.

Також во вкладці "Загальні параметри" обов'язково необхідно додати код типу нарахувань - "Вид зайнятості". Цей показник визначає чи основне місце роботи у співробітника, чи те, що співробітник є сумісником.

Якщо співробітнику нараховується податкова пільга з ПДФО, то обов'язково в загальних параметрах додайте цей параметр та вид пільги.

 

Наступник крок - заповнення підрозділу "Графіки роботи". Необхідно кожний місяць формувати графіки робіт установи в розрізі типів графіків. 

Графік роботи можна розрахувати автоматично, тоді він буде відповідати плановим показникам місяця, затверджених нормами тривалості робочого часу на відповідний рік. Проте якщо в роботі вашої установи є особливості обліку робочого часу, то можна внести зміни в кожну дату місяця.

Не потрібно формувати графік роботи на кожного окремого співробітника чи на кожний підрозділ! 

 

Підрозділ "Табель обліку робочого часу".

В програмі передбачено три типи табелю : за повний місяць, за перші 15 днів, індивідуальний (коригуючий табель). Табель формується в розрізі підрозділу, його можна сформувати автоматично та за потребою відкорегувати по кожному співробітку, якщо у нього не повністю відпрацьований місяць. Для зручності можна виділити "галочкою" дні тижня з однаковим показником часу та натиснути "Заповнити обрані".

Для того щоб в розрахунково - платіжній відомості була розрахована доплата за роботу в нічний та вечірній час, святкові та вихідні дні - обов'язково в табелі обліку робочого часу по кожному співробітнику проставьте часи у відповідні поля. Наприклад, 28 червня (святковий день) співробітник відпрацював 8 годин. В табелі обліку робочого часу в цей день по даному співробітнику в полі "Години роботи у вихідні та святкові дні" поставьте 8 годин. Так само з нічними та вечірніми змінами.

 Для друку табелю обліку робочого часу оберіть зручний для вас тип експорту та збережіть файл!

 

Після того як сформували табель обліку робочого часу можна перейти до підрозділу "Розрахунок та відображення у бух.обліку" та сформувати  "Розрахунково - платіжну відомість", яка формується в розрізі підрозділу та обраного періоду.

Для друку відомості оберіть зручний для вас тип експорту та збережіть файл!

Також в підрозділі "Звіти" розділу "Заробітна плата" можна сформувати та роздрукувати зведену "Розрахунково - платіжну відомість".

Підрозділ "Відомості на виплату" передбачен для формування відомостей на виплату співробітникам заробітної плати (або авансу, відпускних, лікарняних та інших виплат). Відомість можна сформувати по підрозділу, всім співробітникам чи по окремому співробітнику. Дані відомості на виплату будуть відображені в розрахунково - платіжній відомості, а також будуть використовуватися при формуванні виписки ДКСУ. Якщо виписку ДКСУ заповнювати за допомогою відомості на виплату, то потрібно щоб сума по відомості співпадала із сумою платіжного доручення.

Господарська операція "Розрахунок авансу" підрозділу "Зарплатні операції" передбачає формування авансу для співробітників в розрізі підрозділу. Зверніть увагу! На головній вкладці є дві процедури - Відсоток від окладу. Без урахування табелю та Відсоток від окладу. З урахуванням табелю за І половину місяця. Обравши перший вид процедури програма розрахує % відсоток від окладу для виплати авансу, вибір другої процедури спочатку передбачає створення в програмі табелю за першу половину місяця.

Для того щоб розрахований аванс був відображений в Розрахунково - платіжній відомості необхідно додати відомість на виплату.

Підрозділ "Разові нарахування та утримання" передбачає проведення в обліку  разових нарахуваннь. В цьому підрозділі во вкладці "Нарахування" можна показати суму нарахованої, наприклад, разової премії, проте во вкладці "Утримання" податки не заносимо, вони автоматично розрахуються у розрахунково - платіжній відомості.

 

Підрозділ "Коригування нарахувань та утримань" передбачає відображення перерахунків виплат та утримань за попередні періоди.

 

Для відображення в обліку нарахуваньта утримань перейдіть у підрозділ "Розрахунок та відображення у бух.обліку" та оберіть операцію "Відображення у бух.обліку нарахувань та утримань". 

Дана господарська операція дає можливість автоматично сформувати та провести в обліку всі нарахування та утримання із обраної відомості. Також за потреби можна відредагувати такі дані як джерело фінансування, код коштів, КЕКВ (за умови здійснення нарахування з різних джерел (фондів). Після проведення в обліку даної операції дані відобразяться в меморіальному ордері № 5 та Головній книзі.